TenderJet: van eerste gebruikers naar eerste resultaten
In juli schreven we waarom we TenderJet bouwen: één platform voor het hele aanbestedingsproces, van het vinden van een aanbesteding tot het leren van de uitkomst. Ruim drie maanden later is het tijd voor een tussenstand.
Co-creatieklanten aan het werk
TenderJet wordt inmiddels gebruikt door onze co-creatieklanten, op echte aanbestedingen. Dat is precies waarvoor die fase bedoeld is: zij gebruiken het product in hun dagelijkse werk, wij zien waar het schuurt, en we passen het in korte cycli aan. Een deel van de verbeteringen hieronder komt rechtstreeks uit hun feedback, soms binnen een dag na de melding.
De eerste resultaten zijn zichtbaar waar we ze verwachtten: in het voorwerk. Het uit de aanbestedingsstukken halen van alle eisen, het bijhouden van vragen en deadlines, en het verzamelen van bewijsstukken kost merkbaar minder tijd. Die tijd gaat naar waar het verschil wordt gemaakt: een sterke inschrijving.
Gesprekken met het ecosysteem
Naast gebruikers praten we met tenderbureaus, freelance tendermanagers en adviseurs. Mensen die dagelijks met aanbestedingen werken, en die veel tools voorbij zien komen. Die gesprekken zijn waardevol, juist omdat ze kritisch zijn. Een paar dingen die we hoorden:
- De grote tendertools dekken de hele keten niet. De meeste richten zich op één fase, zoals het vinden van aanbestedingen of het schrijven. Het hele proces in één omgeving, tegen een prijs voor het mkb, wordt herkend als een gat in de markt.
- De eerste winst zit in efficiëntie. De eisenanalyse levert voor mkb-bedrijven vaak meer op dan het schrijfwerk.
- Leg ook vast waarom je níét inschrijft. Een go/no-go-beslissing is pas waardevol als je er later van kunt leren.
- Bureaus en adviseurs willen over meerdere klanten heen kunnen werken. Een terugkerende vraag, die we meenemen in de roadmap.
De komende weken staan er veel demo's gepland, met bedrijven die zelf inschrijven en met professionals die anderen daarbij helpen.
Wat er de afgelopen weken bij is gekomen
Eén duidelijke route door het proces. Elke aanbesteding doorloopt dezelfde fases: kwalificeren, beslissen, voorbereiden, indienen en resultaat. Menu, overzichten en dashboard gebruiken overal dezelfde termen, en per aanbesteding zie je wat de volgende stap is en wie eraan zit.
Eisen met bron. Bij elke eis uit de aanbestedingsstukken toont TenderJet het letterlijke citaat en de vindplaats in het document. Dubbele eisen worden samengevoegd tot één beoordeling, en eisen zonder herleidbare bron worden apart gezet in plaats van stilletjes meegeteld.
Go/no-go met onderbouwing. Een gestructureerd beoordelingsformulier, met vier-ogenprincipe bij de goedkeuring. Wie een aanbesteding laat lopen, legt de reden en categorie vast.
Formulieren vullen vanuit je bedrijfsgegevens. Smart Fill vult invulformulieren uit de aanbestedingsstukken met gegevens uit je bedrijfsprofiel en referenties. Woordlimieten en schrijfregels per document zijn zichtbaar tijdens het schrijven, en een AI-concept houdt daar rekening mee.
Vragen voor de Nota van Inlichtingen. Verzamel je vragen per ronde en exporteer ze naar Excel of Word in het formaat dat de aanbestedende dienst vraagt. Antwoorden uit de Nota van Inlichtingen worden weer ingelezen, en de wijzigingen zie je terug.
Indienen zonder losse eindjes. Een controle vóór het indienen, en één download met het complete indieningspakket: alle documenten, bewijsstukken en een overzicht.
Leren van de uitkomst. Na gunning of afwijzing analyseert TenderJet de beoordeling en zet lessen klaar voor de volgende inschrijving. Het resultaat is ook als opgemaakte pdf te downloaden.
Samenwerken. Werk en goedkeuringen komen bij de juiste persoon terecht, iedereen heeft een eigen takenlijst, en de bidmanager stuurt met één klik iedereen een overzicht van openstaande acties per e-mail.
Helpcentrum met assistent. Uitleg per scherm, en een assistent die vragen over het gebruik beantwoordt, ook in het Nederlands.
Nederlandse interface. Elke gebruiker kiest zelf voor Nederlands of Engels.
Doe je mee?
Schrijf je in op overheidsaanbestedingen, of help je anderen daarbij? We laten je TenderJet graag zien, op een aanbesteding die voor jou relevant is. Meer informatie vind je op tenderjet.nl, of neem contact op.