Waarom we TenderJet bouwen: één platform voor het hele aanbestedingsproces
Het aantal bedrijven dat inschrijft op Nederlandse overheidsaanbestedingen daalt al jaren. Niet omdat de opdrachten onaantrekkelijk zijn, maar omdat inschrijven op een formele aanbesteding capaciteit vraagt die de meeste kleinere organisaties niet hebben. Bij Klapeen bouwen we TenderJet om dat te veranderen: een platform voor tendermanagement dat het hele proces ondersteunt, van vinden tot indienen en evalueren.
Wat het huidige aanbod dekt, en wat niet
Wie naar de tools van vandaag kijkt, ziet een duidelijk patroon. TenderNed levert de officiële brondata, vooral ingericht voor de aanbestedende dienst en niet voor de inschrijver. Een aantal commerciële tools doet het vinden goed: zoeken op profiel en een seintje zodra er een relevante aanbesteding verschijnt. En aan de bovenkant van de markt zijn er bidmanagementplatforms voor grote offerteteams, met een prijs en opzet die daarbij horen.
Wat ontbreekt, is een geïntegreerde oplossing voor de fases waar het meeste werk zit: beoordelen of een aanbesteding de moeite waard is, honderden pagina’s eisen analyseren, een inschrijving schrijven die aan alles voldoet, vragenrondes beheren en leren van de uitkomst. Bij organisaties onder ongeveer 100 fte gebeurt dat werk nog in spreadsheets, gedeelde mappen en documenten die onder deadlinedruk in elkaar worden gezet.
Onze aanpak
TenderJet is gebouwd rond vier principes:
Het hele proces in één omgeving. Vinden, go/no-go, eisenanalyse, schrijven, controleren, vragenrondes en het bijhouden van de uitkomst zijn verbonden stappen in één werkstroom, geen losse tools met handmatige overdrachten.
AI als assistent, met controleerbare uitkomst. Het platform gebruikt AI voor samenvattingen, het uitlezen van eisen, concepttekst en kwaliteitscontroles. Elk gegenereerd onderdeel heeft een bronverwijzing, en een mens beoordeelt en beslist. Dat vinden we niet onderhandelbaar in een vakgebied waar één onderbouwde claim die niet klopt een inschrijving ongeldig kan maken.
Een systeem dat kennis opbouwt. Ingediende inschrijvingen voeden een herbruikbare contentbibliotheek; uitkomsten vloeien terug naar de kwalificatie. De tenderkennis van de organisatie wordt een blijvend bezit, los van individuele medewerkers.
Ontwikkeling gestuurd door gebruikers. We bouwen TenderJet in nauwe samenwerking met een kleine groep launching customers, die tijdens de ontwikkeling echte aanbestedingen via het platform laten lopen en direct invloed hebben op de prioriteiten.
De capaciteitsvraag
De praktische drempel om mee te doen aan aanbestedingen is goed gedocumenteerd. Een serieuze inschrijving op een formele aanbesteding kost tientallen tot meer dan honderd uur gekwalificeerd werk. Grotere organisaties vangen dat op met een eigen bidteam, doorgaans twee tot drie fte, goed voor € 150.000 tot € 250.000 aan jaarlijkse loonkosten. Voor de meeste mkb-bedrijven is die investering niet te verantwoorden, en in de praktijk betekent dat: helemaal niet inschrijven.
Onze werkhypothese, tot nu toe bevestigd door onze launching customers, is dat AI-ondersteuning bij analyse, schrijven en controle de benodigde capaciteit zo ver terugbrengt dat een bestaande medewerker inschrijvingen naast zijn gewone werk kan doen. Dat verandert de rekensom: de kosten per inschrijving dalen fors, en de beslissing om in te schrijven wordt een commerciële afweging in plaats van een personeelsvraag. Omdat het platform eerder werk hergebruikt, versterkt dat effect zich: elke volgende inschrijving begint bij een bestaande contentbasis in plaats van bij een leeg vel.
Launching-customerprogramma
Een aantal bedrijven heeft zich als launching customer aangesloten. We zoeken er nog twee tot drie om de groep compleet te maken; we houden die bewust klein, zodat elke deelnemer echt invloed heeft op de roadmap en goede aandacht krijgt bij de start.
Meedoen betekent: een vaste key user met een paar uur per week tijdens de ontwikkelfase, minstens één echte aanbesteding via het platform, en een bereikbare beslisser voor vragen over prioriteiten. Daar staat tegenover dat launching customers founder-voorwaarden krijgen (een vaste prijs voor 24 maanden, geen opstartkosten) en een platform dat vanaf het begin is ingericht rond hun tenderproces.
Interesse?
Schrijft jouw organisatie in op Nederlandse overheids- of private aanbestedingen, of heb je daar tot nu toe van afgezien vanwege de capaciteit die het vraagt? Dan horen we graag van je.